XRechnung mit LibreOffice Calc erstellen: Template und Makro

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Zusammenfassung

Ich habe eine LibreOffice‑Calc‑Vorlage entwickelt, mit der kleine Unternehmen und Freiberufler EN‑16931‑konforme XRechnung‑eRechnungen erstellen können. Die Felder lassen sich manuell ausfüllen oder per Formel aus Datentabellen übernehmen; ein Makro exportiert die Rechnung als gültige XRechnung‑XML. Download Vorlage: https://drive.google.com/file/d/1B86qFzE1yBwOjlrBFKEsV0TKLOKXoywB/view?usp=sharing

Libreoffice-Calc ist eine kostenfreie und quelloffene Opensource-Alternative zu Microsoft Office M365. -> https://www.libreoffice.org/

Warum XRechnung wichtig ist

Die XRechnung ist das in Deutschland gebräuchliche, EN‑16931‑konforme XML‑Format für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G). Darüber hinaus gibt es gestaffelte Pflichten im B2B‑Bereich: ab 1.1.2025 besteht eine Empfangspflicht für elektronische Rechnungen; Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 € müssen ab 1.1.2027 elektronische Rechnungen im EU‑konformen Format ausstellen, und für alle übrigen Unternehmen tritt die Ausstellungs‑/Versandpflicht ab 1.1.2028 in Kraft. Zulässige Formate sind EN‑16931‑konforme e‑Invoices wie XRechnung oder ZUGFeRD; Übergangsregeln für alte Formate sind zeitlich begrenzt. Das macht eine korrekte XRechnung‑Erstellung wichtig, wenn Sie an öffentliche Auftraggeber oder künftig an Geschäftskunden elektronisch fakturieren.

Was die Vorlage kann (technische Highlights)

  • Vorstrukturierte Felder: Anbieter, Kunde, Rechnungskopf (Nummer, Datum, Fälligkeitsdatum), Positionen (Bezeichnung, Menge, Einzelpreis, Steuersatz), Summen und rechtliche Hinweise — übersichtlich für manuelle Eingabe.
  • Daten‑Tabellenintegration: Die Vorlage selbst zieht keine Daten automatisch aus externen Quellen; Man kann jedoch Calc‑Formeln (VLOOKUP/XLOOKUP, INDEX/MATCH oder direkte Zellverweise) selbst einrichten, um Kunden‑ und Produktdaten aus separaten Sheets oder externen Tabellen in die Vorlage zu übernehmen — praktisch für wiederkehrende Rechnungen.
  • Hinweise zu Feldern: Die Vorlage validiert Feldinhalte nicht automatisch; alle Pflicht‑ und Rechtsangaben müssen vom Anwender korrekt ausgefüllt werden. Es sind jedoch klare Hinweise und Erläuterungen zu den erforderlichen Feldern in der Datei enthalten, um die korrekte Eingabe zu unterstützen.
  • Makro‑Export: Ein LibreOffice‑Basic‑Makro liest die ausgefüllten Zellen aus und erzeugt eine XRechnung‑konforme XML (korrekte Elementnamen, Code‑Listen, Zahlformate). Die Datei wird automatisch mit einem kunden‑ und rechnungsbezogenen Dateinamen gespeichert.
  • Lokalisierung: Datums‑ und Zahlenformate orientieren sich an den Calc‑Locale‑Einstellungen, um Formatprobleme vor der XML‑Erstellung zu vermeiden.

Rechtliche und Compliance‑Hinweise

  • Rechnung basiert auf dem europäischen EN‑16931‑Datenmodell und ist für Rechnungen an Bundesbehörden verpflichtend; seit 2025/2027/2028 gelten zudem gestaffelte Pflichten im B2B‑Bereich (Empfangspflicht 2025; Ausstellungs‑/Versandpflicht 2027/2028). Eine validierte XRechnung gewährleistet maschinenlesbare, rechtlich annehmbare Rechnungen.
  • Pflichtangaben: Bestimmte Elemente sind zwingend (z. B. Anbieter‑ und Empfängerkennungen, Rechnungs‑ID, Ausstellungsdatum, Steuerangaben). Die Vorlage und das Makro tragen zur strukturierten Erfassung bei, ersetzen aber nicht die Verantwortung des Anwenders, korrekte rechtliche Kennungen (USt‑ID, Empfänger‑IDs, GLN o.Ä.) bereitzustellen.
  • Aufbewahrung: Bewahren Sie erzeugte XML‑Dateien und zugehörige Calc‑Dateien als Geschäftsunterlagen auf — gesetzliche Aufbewahrungsfristen bleiben bestehen.

Anwendungsablauf — kurz

  1. Makros müssen in Libreoffice für das Dokument aktiviert sein, am besten unter Makrosicherheit in einem vertrauenswürdigen Pfad speichern.
  2. Kunden‑ und Artikeldaten in die vorgesehenen Sheets eintragen oder importieren.
  3. Rechnungszeile im Hauptsheet anlegen/auswählen; verknüpfte Felder füllen sich automatisch, wenn Formeln verwendet werden.
  4. Hinweise in der Vorlage lesen und alle Pflichtfelder korrekt ausfüllen.
  5. Makro „Export XRechnung“ im Reiter “Abrechnung” ausführen — XML wird erzeugt und gespeichert.
  6. XML an den Rechnungsempfänger senden (z. B. über Peppol, Upload‑Portal oder E‑Mail‑Anhang), entsprechend dessen Vorgaben.

Praktische Tipps

  • Testen Sie die erzeugten XML‑Dateien vor dem Live‑Versand mit einem Validierungsdienst oder beim Empfänger -> https://erechnungsvalidator.service-bw.de/
  • Zum Anschauen der XRechnung kann das freie und quelloffene Programm Quba-Viewer genutzt werden > https://quba-viewer.org/
  • Bewahren Sie Calc‑Dateien und XML‑Kopien sicher auf.
  • Pflegen Sie Empfänger‑spezifische Kennungen (Empfänger‑ID, GLN, Peppol‑Endpoint) in einer Tabelle und verknüpfen Sie diese per Formel.
  • Wenn gewünscht, erweitern Sie das Makro, um zusätzlich ein PDF oder eine druckbare Rechnung zu erzeugen.

Fazit

Die LibreOffice‑Calc‑Vorlage mit Makro bietet eine einfache, kostengünstige Möglichkeit, EN‑16931‑konforme XRechnungen zu erzeugen. Sie eignet sich für Freiberufler und kleine Unternehmen, die öffentliche Auftraggeber oder künftig Geschäftskunden elektronisch abrechnen möchten — vorausgesetzt, die Anwender füllen die erforderlichen Pflichtfelder korrekt aus. 😉

Haftungsausschluss / Keine Gewährleistung

Die Vorlage und das Makro werden ohne Gewähr bereitgestellt. Der Autor übernimmt keine Haftung für Schäden oder Verluste, die aus der Nutzung oder Anpassung entstehen. Nutzer sind verantwortlich für die Prüfung der erzeugten XRechnung‑XML sowie für rechtliche und steuerliche Konformität; gegebenenfalls fachlichen Rat einholen.